Perpustakaan Jakarta: Lebih Dari Sekedar Buku, Ini Asetnya!

 Halo semuaa!!

Saya Jenika Azahra Rosadi, saat ini saya sedang menempuh pendidikan tingkat lanjut di Politeknik Negeri Bandung, jurusan Administrasi Niaga, program studi D4 Manajemen Aset. Saya merupakan mahasiswi semester 1 tahun angkatan 2024

Kalian mungkin tidak asing lagi jika mendengar kata "manajemen" seperti manajemen pemasaran, manajemen keuangan, dan lain lain. Tapi pernah ga sih kalian mendengar istilah "Manajemen Aset"

Buat kalian yang masih asing ketika mendengar istilah Manajemen Aset, melaui blog ini saya akan membahas beberapa hal mengenai manajemen aset, mulai dari definisi, fungsi, siklus, dan jenis-jenisnya.

DEFINISI MANAJEMEN

• Menurut Hitt, Black, & Porter (2012)  Manajemen adalah proses mengumpulkan dan menggunakan sekumpulan sumber daya dengan cara diarahkan pada tujuan untuk menyelesaikan tugas dalam suatu organisasi.

• Menurut Griffin (2013) Manajemen adalah seperangkat kegiatan (termasuk perencanaan dan pengambilan Keputusan, pengorganisasian, memimpin, dan mengendalikan) diarahkan pada sumber daya organisasi (manusia, keuangan, fisik, dan informasi), dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efisien dn efektif.

• Menurut Gulati, Mayo, & Nohria (2017) Manajemen adalah Tindakan berkerja dengan dan melaui sekolompok orang untuk mencapai tujuan atau sasaran yang diinginkan dengan cara yang efisien dan efektif

DEFINISI ASET

• Menurut Dr. A Gima Sugiama (2013:15) “Aset dapat diartikan dari berbagai sudut pandang yaitu berdasarkan perspektif ekonomi dan perspektif akuntansi. Dalam perspektif ekonomi aset adalah segala sesuatu yang memiliki nilai ekonomi dapat dimiliki baik oleh individu, Perusahaan maupun pemerintah yang dapat dinilai secara finansial”

• Menurut Ardian Suterdi (2009:29) “Pengertian asset secara umum adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) 966yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersil (commercial value) atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki pleh badan usaha, instansi atau individu” ada dua jenis aset yaitu berwujud (tangible) dan tak berwujud (intangible).   
• Menurut Doli D. Siregar (2004:178)  Aset adalah barang yang dalam pengertian hukum disebut benda yang terdiri dari benda tidak begerak dan benda bergerak. Barang yang dimaksud meliputi barang yang tidak bergerak (tanah dan atau bangunan) dan barang bergerak baik berwujud maupun tidak yang tercakup dalam aktiva/kekayaan dari suatu perusahaan, badan usaha, institusi atau individu perorangan

DEFINISI MANAJEMEN ASET

• Sugiama (2021) Manajemen aset adalah ilmu dan seni merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan semua rangkaian kegiatan dalam merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan/mengadakan, melengkapi aspek legal, menginventarisasi, menilai, mengoperasikan memelihara, menghapuskan memusnahkan, atau mengalihkan aset tersebut secara efektif dan efisien agar aset bernilai tinggi sepanjang umurnya

• Amadi-Echendu dkk (2010:8) “an asset more than just a physical thing. It is part of a relationship between an object and an entity and a value is attached to the object by the entity.”

• Brinkman (1999) “asset management is a process to manage demand and guide acquisition, use and disposal of assets to make the most of their service delivery potential, and manage risk and cost over their entire life.”
• Brown (2012) dalam The Australian Aset Management Collaborative of Group (AAMCoG) “asset management is the process of organising, planning, designing, and controlling the acquisition , care, refurbishment, and disposal of infrastructure and engineering to support the delivery of services”

TUJUAN MANAJEMEN ASET

Menurut Dr. A. Gima Sugiama (2013:16) secara umum tujuan manajemen aset adalah untuk pengambilan keputusan yang tepat agar aset yang di kelola berfungsi secara efektif dan efisien

Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektif dalam pengelolaan aset berarti aset yang dikelola mencapai tujuan yang diharapkan organisasi bersangkutan, misal mencapai kinerja tertinggi dalam pelayanan pelanggan.

Efisien adalah cara untuk mencapai suatu tujuan yang optimal (cepat dan tepat) serta sesuai keinginan, dengan meminimalkan sumber daya yang dikeluarkan. Sumber daya yang dimaksud adalah tenaga, uang, dan waktu. Gunanya untuk menghindari pemborosan

Efektifitas berarti derajat keberhasilan yang dapat dicapai berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. atau efektivitas adalah suatu ukuran yang menunjukan tinggi rendahnya target yang telah dicapai misal jumlah capaian, derajat kualitas, waktu dan lain-lain.

Tujuan Manajemen Aset lebih rinci agar mampu: 

1. Meminimisasi biaya selama umur aset bersangkutan (to minimize the whole life cost of assets)
2. Dapat menghasilkan laba maksimum (profit maksimum), dan
3. Dapat mencapai penggunaan serta pemanfaatan aset secara optimum (optimizing the utilization of assets)

FUNGSI MANAJEMEN ASET

Menurut Dr. A. Gima Sugiama (2017), fungsi dari Manajemen Aset adalah sebagai berikut:

1. Merencanakan Kebutuhan Aset
2. Mengadakan Aset
3. Menginventarisasi Aset
4. Mengaudit & Melengkapi Aset Legal Aset
5. Menilai Aset
6. Mengoperasi Aset
7. Memelihara Aset
8. Menghapus Aset
9. Mengalihkan atau Memusnahkan Aset

SIKLUS ASET

Menurut Sugiama (2012) seluruh proses manajemen aset dapat juga disebut fungsi dalam manajemen aset/alur manajemen aset. Terdapat tahapan-tahapan dalam manajemen aset yang merupakan suatu unit kegiatan yang sistematis dan terintegrasi

Masing masing tahapan saling mempengaruhi dan dipengaruhi. Seluruh kegiatan harus dilakukan sebaik mungkin agar tidak terjadi kesalahan fatal:

1. Perencanaan Kebutuhan Aset  adalah serangkaian kegiatan merencanakan suatu rencana strategi yang dibuat oleh suatu instansi 
2. Pengadaan Aset merupakan serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset atau barang maupun jasa baik yang dilaksanakan sendiri secara langsung oleh pihak internal, maupun pihak luar sebagai mitra atau penyedia atau pemasok aset bersangkutan
3. Pemenuhan Aspek Legal Aset adalah pemeriksaan untuk mendapatkan gambaran dengan jelas dan menyeluruh terutama mengenai status kepemilikan, sistem dan prosedur penguasaan (penggunaan dan pemnfaatan), pengalihan aset mengidentifikasi kemungkinan terjadinya berbagai permasalahan hukum, serta mencari solusi atas masalah hukum tersebut 
4. Inventarisasi Aset adalah proses kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, pelaporan hasil pendataan aset dan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun tak berwujud pada satu waktu tertentu
5. Penilaian Aset adalah proses kegiatan untuk menentukan nilai aset yang dimiliki sehingga dapat diketahui nilai kekayaan aset sebelum aset tersebut dimusnahkan 
6. Pengoperasian Aset adalah serangkaian kegiatan menggunakan/memanfaatkan aset dalam tugas atau pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi
7. Pemeliharaan Aset adalah kegiatan memperbaiki seluruh aset agar berfungsi seperti semula
8. Pembaharuan Aset (Rejuvenasi) kegiatan mengganti aset atau memperbaiki suku cadang agar aset dapat digunakan sesuai harapan bahkan mempertinggi nilai aset
9. Penghapusan Aset adalah serangkaian kegiatan untuk memusnahkan atau mengalihkan aset 
10. Pengalihan/Pemusnahan Aset adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan apabila aset tidak dapat diperbaiki atau digunakan kembali

Pada total lifecycle Asset Management menurut Campbell (2011) menyatakan bahwa siklus aset dimulai dari tahap perencanaan, evaluasi perancangan, memperoleh aset dengan cara membuat atau mengadakan , mengoperasikan aset, melakukan pemeliharaan, memodifikasi aset, melakukan penghapusan aset. Siklus ini juga berkaitan dengan manajemen keuangan dan teknologi yang digunakan oleh asset tersebut

Penjelasan secara rinci sebagai berikut: 

1. Strategy, strategi aset yang masuk akal untuk kelas aset dan kebutuhan bisnis perusahaan. Kegiatan pada tahap ini meliputi peniliaian pada praktik menajemen aset, mengembangkan strategi manajemen aset yang komprehensif, dan mengembangkan program pengukuran dengan indikator kinerja utama 
2. Plan, pada tahap perencanaan ditentukan target aset, standar, kebijakan, dan prosedur yang berfokus pada penyampaian strategi manajemen aset
3. Evaluate/Design dilakukan evaluasi untuk aset yang perlu dibuat. Kegiatan pada tahap ini meliputi pengembangan model penilaian untuk program modal yang menginformasikan keputusan pembelian
4. Create/Procure, tahap ini melibatkan tindakan menciptakan, membangun atau mengadakan aset yang telah direncanakan. Tahap ini memiliki dampak yang jelas karena menghabiskan uang yang signifikan dalam pengelolaan aset
5. Operate, pada tahp ini dilakukan pengoperasian aset untuk setiap strategi yang telah  direncanakan dengan menggunakan standar, kebijakan, dan prosedur 
6. Maintain, pemeliharaan aset dalam mendukung strategi dan target dengan menggunakan standar, kebijakan, dan prosedur
7. Modify, memodifikasi aset dilakukan apabila perlu. Pastikan modifikasi tercermin dalam strategi, kebijakan, dan prosedur. Beberapa keputusan modifikasi yang terberat mungkin muncul dalam aset yang berkaitan dengan IT, dimana perubahan kebutuhan dan pilihan berkembang dengan cepat. modifikasi penting untuk perpanjangan hidup aset
8. Dispose, di tahap ini melibatkan penghapusan, pengunduran atau likuidasi aset sesuai dengan strategi, kebijakan, dan prosedur. Penghapusan dapat memiliki implikasi keuangan yang signifikan
9. Financial Management, dalam hal ini harus memiliki implikasi dan perencanaan manajemen finansial yang dibutuhkan
10. Technology, dalam hal ini teknologi dikategorikan sebagai suatu alat, bukan sebagai aset  (namun sistem manajemen aset merupakan sebuah aset)

AZAS-AZAS MANAJEMEN ASET

Menurut Sugiama (2016) azas dalam manajemen berarti "dasar yang dijadikan menjadi tumpuan berpikir dan bertindak dalam pengelolaan seluruh kekayaan"

Berikut ini azas azas manajemen aset yang perlu dierapkan

1. Fungsional, adalah aset tersebut memiliki kegunaan dan kemanfaatan sesuai dengan rencana
2. Kepastian Hukum, adalah bahwa dalam pengelolaan aset harus memiliki kepastian aturan secara hukum
3. Transparasi dan Keterbukaan, adalah seluruh pengelolaan aset harus dilaksanakan secara terbuka baik terhadap informasi maupun data mengenai aset tersebut
4. Efisiensi, adalah berarti aset yang dikelola harus menggunakan sumber daya serendah mungkin untuk mendapatkan hasil (output) setinggi mungkin
5. Akuntanbilitas, adalah berarti aset yang dikelola bisa di pertanggungjawakan secara angka
6. Kepastian Nilai, adalah berarti aset yang dikelola perlu dinilai secara akurat melalui proses penilaian aset

PRINSIP MANAJEMEN ASET 

Menurut Dr. A. Gima Sugiama (2015), prinsip aset meliputi:

1. Efektif
2. Efisien
3. Holistik
4. Sistematik dan Sitemik
5. Berbasis Risiko
6. Optimal
7. Berkelanjutan

JENIS ASET

Menurut Dr .A. Gima Sugiama, keragaman aset dapat dikelompokkan menurut beberapa dasar

BERDASARKAN BENTUKNYA

Aset berwujud (Tangible Assets) adalah kekayaan yang dapat dimanifestasikan secara fisik dengan menggunakan panca indra. Contoh aset berwujud antara lain berupa:

a. Tanah/Lahan

Gunung Bromo, Kab, Probolinggo

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2023)

b. Bangunan

Gelora Bung Karno, Jakarta Pusat

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

c. Insfrastruktur misal: jalan raya, jembatan, irigasi, waduk

Jl. Senayan, Jakarta Pusat

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

d. Sumber Daya Alam

Pantai Kuta, Kuta, Badung, Bali

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2023)

Aset tidak berwujud (Intangible Assets) adalah kekayaan yang manifestasinya tidak berwujud secara fisik yakni tidak dapat disentuh, dilihat, atau tidak bisa di ukur secara fisik, namun dapat di identifikasi sebagai kekayaan secara terpisah dan kekayaan ini memberikan manfaat serta memiliki nilai tertentu secara ekonomi sebagai hasil dari proses usaha atau melaui waktu. Aset ini antara lain berupa:

a. Hak Paten

Hak Paten atas 4G oleh Dr. Eng. Khoirul Anwar

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

b. Hak Cipta

Hak Cipta lagu "Bad Romance"

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

c. Hak Merk Dagang

FamiCafe

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

d. Hak atas usaha waralaba atau franchise

Chatime, Kalibata City Mall, Jakarta Selatan

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

BERDASARKAN TUJUAN

Aset dengan tujuan komersial adalah aset yang dimiliki perusahaan guna mencari laba atau mendapatkan keuntungan. Contoh: Tempat wisata, perusahaan, mall

Stadion Istrora Senayan, Jakarta Pusat

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

Aset non komersial adalah aset yang tidak memiliki tujuan untuk memproleh keuntungan tapi untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat. Contoh: Jalan raya, puskesmas, jembatan, rumah sakit, dll

Perpustakaan Nasional, Jakarta Pusat 

(Sumber: Jenika Azahra Rosadi, 2024)

ASET YANG DIMINATI

PERPUSTAKAAN JAKARTA

Perpustkaan DKI Jakarta yang menjadi bagian dari Taman Ismail Marzuki adalah pusat kesenian dan kebudayaan yang ada di DKI Jakarta. Sebagai pusat kesenian dan kebudayaan Taman Ismail Marzuki sering kali menyelenggarakan acara kesenian dan kebudayaan

Taman Ismail Marzuki dibangun pada tahun 1968 di tanah seluas kurang lebih 8 Hektar. Taman Ismail Marzuki atau TIM secara resmi dibuka pada 10 November 1968 dan diresmikan langsung oleh Gubernur DKI Jakarta saat itu, Ali Sadikin 

Analisis 4A

1. Accessibility: Perpustakaan di Jakarta mudah diakses baik secara fisik (lokasi strategis dan transportasi mudah) maupun digital (akses e-book dan jurnal online).

2. Availability: Perpustakaan menyediakan koleksi lengkap, baik buku fisik maupun digital, serta layanan pinjam yang efisien.

3. Affordability Perpustakaan Jakarta menawarkan layanan gratis

4. Awareness: Kesadaran masyarakat tentang perpustakaan masih perlu ditingkatkan melalui promosi dan program sosialisasi, terutama untuk mahasiswa dan masyarakat umum.

Analisis sistem input ouput 

Input 

Sumber daya: Pustakawan, staf, anggaran, koleksi (buku, jurnal, e-book), teknologi (SIMP, perangkat digital), dan fasilitas (ruang baca, komputer).

Proses

Pengelolaan: Katalogisasi dan pemeliharaan koleksi.

Layanan: Peminjaman buku, akses informasi digital, dan program literasi.

Sistem: Penggunaan teknologi untuk memanage koleksi dan data peminjaman.

Output

Layanan Peminjaman: Buku dan sumber daya lain dipinjam.

Akses Informasi: Pengguna dapat mengakses buku fisik, e-book, dan jurnal.

Kegiatan Literasi: Program pelatihan dan seminar.

Outcome

Peningkatan Literasi: Pengguna lebih terampil mencari dan menggunakan informasi.

Akses Pengetahuan: Mempermudah akses ke informasi pendidikan dan riset.

Benefit

Peningkatan Kualitas Pendidikan: Mendukung pendidikan dan riset yang lebih baik.

Pemberdayaan Masyarakat: Meningkatkan kemampuan literasi informasi masyarakat.

Penguatan Infrastruktur Pengetahuan: Mendukung inovasi dan perkembangan masyarakat.